প্রতিদিন আপনার টিমকে কাগজপত্রের চাপে ডুবে যেতে দেখে ক্লান্ত?
ব্যাক-অফিস অপারেশন কর্মীরা প্রতিটি ব্যবসার মেরুদণ্ড। কিন্তু কর্মীদের দিয়ে দিনের পর দিন একই ধরনের কাজ করানো আপনার কোম্পানির সময়, অর্থ এবং মনোবল নষ্ট করে। সবচেয়ে ভালো দিকটি হলো, ব্যাক-অফিসের পুনরাবৃত্তিমূলক কাজগুলো স্বয়ংক্রিয় করা আপনার ধারণার চেয়েও সহজ এবং এটি:
- প্রতি সপ্তাহে ঘণ্টার পর ঘণ্টা প্রশাসনিক সময় বাঁচান।
- ব্যয়বহুল হস্তচালিত ত্রুটি হ্রাস করুন
- নেতৃত্বকে প্রতিটি বিভাগে রিয়েল-টাইম ব্যবসায়িক দৃশ্যমানতা প্রদান করুন।
এবং শুরু করার জন্য আপনাকে প্রযুক্তি বিশেষজ্ঞ হওয়ার প্রয়োজন নেই।
চলুন শুরু করা যাক…
এর ভেতরে যা আছে:
- পুনরাবৃত্তিমূলক ব্যাক-অফিস কাজ বলতে কী বোঝায়?
- কেন অটোমেশন এখন একটি বড় ব্যাপার
- প্রথমে স্বয়ংক্রিয় করার জন্য সেরা ব্যাক-অফিস কাজগুলো
- কীভাবে অটোমেশন শুরু করবেন (ধাপে ধাপে)
- এড়ানোর জন্য সাধারণ ভুল
পুনরাবৃত্তিমূলক ব্যাক-অফিস কাজ বলতে কী বোঝায়?
ব্যাক-অফিস কাজ হলো এমন কিছু নিত্যনৈমিত্তিক ও প্রশাসনিক কাজ যা আপনার ব্যবসাকে সুষ্ঠুভাবে পরিচালনার জন্য নেপথ্যে করা হয়।
সেইসব কাজের কথা ভাবুন যা কেউ করতে চায় না:
- তথ্য অনুপ্রবেশ
- চালান প্রক্রিয়াকরণ
- বেতন পরিচালনা
- কমপ্লায়েন্স রিপোর্টিং
- স্প্রেডশিট মেলানো
এগুলো আপনার আয় বাড়াতে সাহায্য করে না, কিন্তু আপনার কর্মচারীদের প্রচুর সময় নষ্ট করে। সবচেয়ে খারাপ দিকটা কী? এগুলো অপরিহার্য। এগুলো ঠিকমতো করা না হলে অন্য কিছুই সঠিকভাবে চলে না। ব্যাপারটা পরিচিত লাগছে? ব্যবসায়ীরা ঠিক এই ফাঁদেই আটকে পড়েন।
এখানে লাথি:
গবেষণা অনুসারে, কর্মীরা কম গুরুত্বপূর্ণ প্রশাসনিক কাজে প্রতি সপ্তাহে ১৫ ঘণ্টা নষ্ট করেন। এর অর্থ হলো, সপ্তাহে প্রায় দুটি কর্মদিবস এমন কিছু করতে নষ্ট হয় যা একটি কম্পিউটার সহজেই করতে পারে।
কেন অটোমেশন এখন একটি বড় ব্যাপার
এই কারণেই এতগুলো ব্যবসা প্রতিষ্ঠান অটোমেশনের দিকে ঝুঁকছে।
আপনার ব্যাক অফিস যদি কায়িক শ্রমের ওপর নির্ভরশীল হয়, তবে আপনার তথ্য সবসময়ই পুরোনো থাকবে। কেউ সোমবার স্প্রেডশিটে সংখ্যা বসায়, অন্য কেউ বুধবার তা অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমে প্রবেশ করায়। শুক্রবার নাগাদ আসল সংখ্যাটা কত, তা কেউই জানে না।
এটা একটা বিরাট সমস্যা।
অটোমেশন আপনার সমস্ত সিস্টেমকে একীভূত করার মাধ্যমে এই সমস্যার সমাধান করে। প্রতিটি বিক্রয়, প্রতিটি চালান, স্টকের প্রতিটি চলাচল স্বয়ংক্রিয়ভাবে রিয়েল-টাইমে আপডেট হয়। এর ফলে আপনি আপনার সমগ্র কার্যক্রম জুড়ে রিয়েল-টাইম ব্যবসায়িক দৃশ্যমানতা লাভ করেন।
ক্লাউড ইআরপি সিস্টেম যেমন ওরাকল নেটস্যুট সিঙ্গাপুর ঠিক তাই করে। তারা আপনার ব্যবসার সমস্ত ক্ষেত্রের তথ্য একটি ড্যাশবোর্ডে কেন্দ্রীভূত করে। এটি নেতাদের দ্রুত এবং আরও ভালো সিদ্ধান্ত নিতে সাহায্য করে। তাদের কারও রিপোর্ট পাঠানোর জন্য অপেক্ষা করতে হয় না।
চলুন পরিসংখ্যান দেখি। ৬০% কোম্পানি তাদের দৈনন্দিন কার্যক্রমে অটোমেশন ব্যবহার করে। আপনি যদি তাদের মধ্যে না থাকেন, তবে আপনি ইতিমধ্যেই প্রতিযোগিতায় পিছিয়ে আছেন।
বেশ ভয়ঙ্কর, তাই না?
প্রথমে স্বয়ংক্রিয় করার জন্য সেরা ব্যাক-অফিস কাজগুলো
সব কাজ সমান গুরুত্বপূর্ণ নয়। কিছু কাজ স্বয়ংক্রিয় করার জন্য উপযুক্ত। কিছু কাজ এখনো নয়। মূল বিষয় হলো, এই মুহূর্তে যেগুলোর সম্ভাবনা সবচেয়ে বেশি, সেগুলো দিয়েই শুরু করা।
তথ্য অনুপ্রবেশ
ডেটা এন্ট্রি হলো এমন একটি কাজ যা সবার আগে আপনার স্বয়ংক্রিয় করা উচিত। এটি ক্লান্তিকর, বিরক্তিকর এবং এতে ভুলের সম্ভাবনা বেশি। আজকাল এমন সব টুল রয়েছে যা ইনভয়েস, ফর্ম, ইমেল থেকে ডেটা সংগ্রহ করে স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার অ্যাপ্লিকেশনগুলোতে ঢুকিয়ে দিতে পারে।
চালান প্রক্রিয়াকরণ এবং প্রদেয় হিসাব
ইনভয়েস প্রসেসিং হলো অটোমেশনের জন্য উপযুক্ত আরেকটি ক্ষেত্র। সফটওয়্যার ইনভয়েসগুলোকে পারচেজ অর্ডারের সাথে মেলাতে, অনুমোদনের জন্য পাঠাতে এবং পেমেন্ট শুরু করতে পারে। যে কাজগুলো করতে একসময় কয়েক দিন সময় লাগত, এখন তা মিনিটেই সম্পন্ন করা যায়।
বেতনের
পে-রোল আরেকটি চিরন্তন বিষয়। একবার স্বয়ংক্রিয় পে-রোল নিয়ম তৈরি করে ফেললে আপনাকে আর কখনও ঘণ্টা, কর বা সুবিধাদি গণনা করতে হবে না। শুধু পর্যালোচনা করুন, অনুমোদন করুন এবং নিজের জীবনযাপনে ফিরে যান।
প্রতিবেদন
রিপোর্টিংয়ের ক্ষেত্রেই অটোমেশন সত্যিকারের জাদুর মতো কাজ করে। আপনার টিমকে পাঁচটি টুল থেকে ডেটা জোগাড় করার পরিবর্তে, সবকিছু স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটিমাত্র ড্যাশবোর্ডে চলে আসে। শুক্রবার গভীর রাত পর্যন্ত একই ধরনের রিপোর্ট তৈরি করার দিন শেষ।
কীভাবে অটোমেশন শুরু করবেন (ধাপে ধাপে)
আপনি কি অবশেষে কাজটি সঠিক উপায়ে করতে প্রস্তুত? যদি তাই হয়, তবে নিচে পড়ুন।
এইভাবে করলে আপনি ফল পাবেন এবং আপনার টাকাও অপচয় হবে না।
ধাপ ১: আপনার বর্তমান প্রক্রিয়াগুলো নথিভুক্ত করুন
আজ প্রতিটি কাজ ঠিক কীভাবে করা হচ্ছে, তা পুঙ্খানুপুঙ্খভাবে নথিভুক্ত করুন। এতে কোথায় কোথায় ঘাটতি ও প্রতিবন্ধকতা রয়েছে, তা প্রকাশ পাবে। যা আপনি জানেন না, তা উন্নত করতে পারবেন না।
ধাপ ২: শুরু করার জন্য একটি কাজ বেছে নিন
একসাথে সবকিছু স্বয়ংক্রিয় করবেন না। আপনার ব্যবসার জন্য সবচেয়ে বিরক্তিকর ও পুনরাবৃত্তিমূলক কাজটি বেছে নিন এবং শুধু সেই কাজটিই স্বয়ংক্রিয় করুন। ছোট ছোট সাফল্য উদযাপন করুন। তারপর আরেকটি কাজ স্বয়ংক্রিয় করুন।
ধাপ ৩: সঠিক সরঞ্জামটি বেছে নিন
অনেক অটোমেশন টুল পাওয়া যায়। নতুনদের জন্য কয়েকটি ভালো বিকল্প হলো:
- সহজ অ্যাপ সংযোগের জন্য Zapier
- আরও কিছুটা জটিল প্রবাহের জন্য Make (পূর্বে Integromat) ব্যবহার করুন।
- সম্পূর্ণ ব্যবসায়িক অটোমেশনের জন্য একটি উপযুক্ত ERP প্ল্যাটফর্ম
এমন একটি টুল বেছে নিন যা আপনার জন্য সঠিক আকারের। পাঁচজন কর্মীবিশিষ্ট একটি ব্যবসার জন্য এন্টারপ্রাইজ সফটওয়্যারের প্রয়োজন নেই। তবে, দ্রুত বর্ধনশীল একটি কোম্পানি খুব দ্রুতই এই ছোট টুলগুলোর সীমাবদ্ধতা অতিক্রম করে ফেলবে।
ধাপ ৪: অল্প পরিমাণে পরীক্ষা করুন
প্রথম দিন থেকেই আপনার পুরো টিমের জন্য অটোমেশন চালু করবেন না। প্রথমে কিছু কাজ দিয়ে এর কার্যকারিতা যাচাই করুন। ত্রুটিমুক্তভাবে কাজ করার পরেই কেবল ডিবাগ করুন, নিয়মগুলো সমন্বয় করুন এবং এর পরিধি বাড়ান।
ধাপ 5: আপনার দলকে প্রশিক্ষণ দিন
অটোমেশন কোনো জাদুকরী সমাধান নয়। আপনাকে এখনও আপনার কর্মীদের শেখাতে হবে কীভাবে এটি ব্যবহার করতে হয়, এর উপর নজর রাখতে হবে এবং ব্যর্থ হলে তা ঠিক করতে হবে। তাদের প্রশিক্ষণের জন্য সময় দিন, এর সুফল আপনি পাবেন।
এড়ানোর জন্য সাধারণ ভুল
সেরা অটোমেশন কৌশল থাকা সত্ত্বেও সমস্যা হতে পারে। এখানে এড়ানোর মতো প্রধান ভুলগুলো তুলে ধরা হলো।
ত্রুটিপূর্ণ প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয় করা: যদি আপনার কোনো ত্রুটিপূর্ণ প্রসেস থাকে, তবে সেটিকে স্বয়ংক্রিয় করলে তা কেবল প্রসেসটিকে আরও দ্রুত চালাতে সাহায্য করবে। প্রথমে প্রসেসটি মেরামত করুন এবং তারপর এটিকে স্বয়ংক্রিয় করুন।
একসাথে অনেক কিছু করার চেষ্টা করা: ছোট ছোট টুকরো করে নিন। একবারে অনেকখানি বড় করে রোল করলে প্রায় কখনোই কাজ হয় না এবং আপনাকে পুরোটাই ফেলে দিতে হবে।
মানবিক উপাদানকে উপেক্ষা করা: স্বয়ংক্রিয় ব্যবস্থার কারণে কর্মীরা শঙ্কিত বোধ করতে পারেন। এটি কী করতে পারবে এবং কী করতে পারবে না, সে সম্পর্কে প্রত্যাশা নির্ধারণ করে দিন। আপনার উদ্দেশ্য হলো তাদেরকে উচ্চতর কাজের জন্য প্রস্তুত করা, তাদের চাকরি কেড়ে নেওয়া নয়।
প্রশিক্ষণ: সিস্টেমটি কীভাবে কাজ করে তা আর কেউ জানে না এবং আপনি এইমাত্র একটি দামী দরজা আটকানোর যন্ত্র তৈরি করে ফেলেছেন।
সব একসাথে আনা
ব্যাক-অফিসের পুনরাবৃত্তিমূলক কাজগুলো দূর করার মাধ্যমে স্বয়ংক্রিয়তা এটি এখন আর বিলাসিতা নয়। আজকাল দূরদর্শী কোম্পানিগুলো এভাবেই উন্নতি লাভ করে। সুতরাং, চলুন দ্রুত পর্যালোচনা করা যাক:
- প্রথমে আপনার বর্তমান প্রক্রিয়াগুলো নথিভুক্ত করুন।
- পরবর্তী কাজে যাওয়ার আগে স্বয়ংক্রিয় করার জন্য ১টি কাজ বেছে নিন।
- আপনার ব্যবসার পরিধি অনুযায়ী সঠিক টুলটি বেছে নিন
- বাজারে ছাড়ার আগে অল্প পরিমাণে পরীক্ষা করে নিন।
- আপনার দলকে প্রশিক্ষণ দিন এবং ফলাফল পর্যবেক্ষণ করুন।
সঠিকভাবে করা হলে, আপনি উৎপাদনশীলতা ব্যাপকভাবে বাড়াতে, ব্যয়বহুল ভুল কমাতে এবং লাভবান হতে পারেন। ব্যবসায় রিয়েল-টাইম দৃশ্যমানতা, যাতে আপনি সুচিন্তিত সিদ্ধান্ত নিতে পারেন।
সবচেয়ে ভালো ব্যাপার হলো, আপনি বিশাল কোনো বিনিয়োগ ছাড়াই এই সপ্তাহেই এই পরিকল্পনাটি শুরু করতে পারেন। শুধু একটি কাজ বেছে নিন। একটি সরঞ্জাম। একটি ছোট বিজয়। বাকিটা এমনিতেই হয়ে যাবে!