Омръзна ли ви да гледате как екипът ви се дави в документи всеки ден?
Бек-офис операции са гръбнакът на всеки бизнес. Но това, че служителите изпълняват повтарящи се задачи ден след ден, струва на вашата компания време, пари и дух. Най-хубавото е, че автоматизирането на повтарящи се задачи в административния процес е по-лесно, отколкото си представяте, и ще:
- Освобождавайте часове администраторско време всяка седмица
- Намалете скъпоструващите ръчни грешки
- Осигурете на ръководството видимост в реално време за бизнеса във всеки отдел
И не е нужно да сте технологичен гений, за да започнете.
Да скочим…
Ето какво има вътре:
- Какво представляват повтарящите се задачи в административния отдел?
- Защо автоматизацията е от голямо значение в момента
- Най-добрите задачи за бек-офис, които първо да автоматизирате
- Как да започнете автоматизиране (стъпка по стъпка)
- Често срещани грешки, които трябва да избягвате
Какво представляват повтарящите се задачи в административния отдел?
Задачите в бек-офиса са рутинни ръчни, административно интензивни задачи, извършвани зад кулисите, за да поддържат бизнеса ви безпроблемно функциониращ.
Помислете за нещата, които никой не иска да прави:
- Въвеждане на данни
- Обработка на фактури
- Изплащане на заплати
- Отчитане на съответствието
- Съгласуване на електронни таблици
Те не ви помагат да увеличите приходите си, но със сигурност поглъщат огромно количество време на служителите ви. Най-лошото? Те са необходими. Без да се правят добре, нищо друго не функционира правилно. Звучи ли ви познато? В това се забъркват собствениците на бизнес.
Ето ритникът:
Според проучвания, служителите губят по 15 часа седмично за маловажни административни задачи. Това са почти два работни дни седмично, пропилени в нещо, което компютърът може лесно да свърши.
Защо автоматизацията е от голямо значение в момента
Ето защо толкова много бизнеси се качват на влака на автоматизацията.
Ако вашият бек офис работи на базата на ръчен труд, информацията ви винаги ще бъде остаряла. Някой въвежда цифри в електронна таблица в понеделник, някой друг ги въвежда в счетоводната система в сряда. До петък никой не знае какви са реалните числа.
Това е огромен проблем.
Автоматизацията решава това чрез интегриране на всички ваши системи. Всяка продажба, всяка фактура, всяко движение на стоки се актуализира автоматично в реално време. Получавате бизнес видимост в реално време за цялата ви дейност.
Облачни ERP системи, като например Oracle NetSuite Сингапур правят точно това. Те централизират информацията от всички области на вашия бизнес в едно табло. Това позволява на лидерите да вземат по-бързи и по-добри решения. Не е нужно да чакат някой да изпрати отчет.
Нека да разгледаме статистиката. 60% от компаниите използват автоматизация в ежедневните си процеси. Ако не сте един от тях, вече изоставате.
Доста страшно, нали?
Най-добрите задачи за бек-офис, които първо да автоматизирате
Не всяка задача е създадена еднакво. Някои са узрели за автоматизация. Някои не са... все още. Ключът е да се започне с тези, които имат най-голямо предимство в момента.
Въвеждане на данни
Въвеждането на данни е нещо номер 1, което трябва да автоматизирате. Досадно е, скучно е и е податливо на грешки. Днес има инструменти, които могат да извличат данни от фактури, формуляри, имейли и да ги въвеждат автоматично директно във вашите приложения.
Обработка на фактури и задължения към доставчици
Обработката на фактури е друга област, подходяща за автоматизация. Софтуерът може да съпоставя фактури с поръчки за покупка, да ги насочва за одобрение и да инициира плащания. Задачи, които някога са отнемали дни, сега могат да бъдат изпълнени за минути.
ведомост
Изплащането на заплати е друга вечна практика. След като създадете автоматизирани правила за изплащане на заплати, никога повече няма да се налага да изчислявате часове, данъци или обезщетения. Просто ги прегледайте, одобрявайте и се върнете към живота си.
Докладване
Отчитането е мястото, където автоматизацията наистина става магическа. Вместо екипът ви да събира данни от 5 инструмента, всичко автоматично се излива в едно табло. Кажете сбогом на прекарването на късните петъчни вечери в изграждане на повтарящи се отчети.
Как да започнете автоматизиране (стъпка по стъпка)
Готови ли сте най-накрая да го направите по правилния начин? Ако е така, прочетете по-долу.
Правейки го по този начин, ще получите резултати и няма да харчите пари напразно.
Стъпка 1: Документирайте текущите си процеси
Документирайте точно как се изпълнява всяка задача днес. Това ще разкрие къде съществуват изоставания и пречки. Не можете да подобрите нещо, което не знаете.
Стъпка 2: Изберете една задача, която да започнете
Не автоматизирайте всичко наведнъж. Изберете НАЙ-нервиращата, НАЙ-повтаряща се задача, която вашият бизнес изисква, и автоматизирайте ТАЗИ задача. Празнувайте малки победи. След това автоматизирайте друга задача.
Стъпка 3: Изберете правилния инструмент
Има много инструменти за автоматизация. Някои качествени варианти за начинаещи са:
- Zapier за свързване на прости приложения
- Направете (преди това Integromat) за малко по-сложни потоци
- Подходяща ERP платформа за пълна автоматизация на целия бизнес
Изберете инструмент с подходящ размер за вас. Не ви е необходим корпоративен софтуер за бизнес с 5 души. Въпреки това, бързо развиващата се компания бързо ще надрасне малките инструменти.
Стъпка 4: Тествайте с малка партида
Не внедрявайте автоматизация за целия си екип от първия ден. Първо я валидирайте с набор от задачи. Отстранявайте грешки, коригирайте правилата и мащабирайте едва след като работи безупречно.
Стъпка 5: Обучете своя екип
Автоматизацията не е панацея. Все още трябва да научите персонала си как да я използва, да я наблюдава и да я поправя, когато се повреди. Отделете време да ги обучите и наградите ще дойдат.
Често срещани грешки, които трябва да избягвате
Нещата могат да се объркат дори с най-добрата стратегия за автоматизация. Ето най-големите капани, които трябва да се избягват.
Автоматизиране на неработещи процеси: Ако имате повреден процес, автоматизирането му просто ще позволи на повредения процес да работи по-бързо. Поправете процеса и след това го автоматизирайте.
Опитвам се да направя твърде много неща наведнъж: Отхапвайте малки парченца. Големите разгръщания почти никога не работят и просто ще бракувате цялото нещо.
Пренебрегване на човешкия фактор: Служителите може да се чувстват застрашени от автоматизацията. Задайте очаквания за това какво ще прави и какво няма да прави. Опитвате се да ги освободите за работа на по-високо ниво, а не да им отнемете работата.
обучение: Никой друг не знае как работи системата, а вие току-що сте създали скъп стопер за врата.
Обединяване на всичко
Премахване на повтарящи се задачи в административния процес чрез автоматизация вече не е лукс. Така процъфтяват далновидни компании в днешно време. И така, нека направим бърз преглед:
- Първо документирайте текущите си процеси
- Изберете 1 задача за автоматизиране, преди да преминете към следващата
- Изберете правилния инструмент за мащаба на вашия бизнес
- Тествайте с малка партида преди пускане в продажба
- Обучете екипа си и следете резултатите
Ако се направи правилно, можете драстично да увеличите производителността, да намалите скъпоструващите грешки и да спечелите бизнес видимост в реално време, за да можете да вземате информирани решения.
Най-хубавото е, че можете да започнете да изпълнявате този ПЛАН още тази седмица без ОГРОМНИ инвестиции. Просто изберете ЕДНА задача. Един инструмент. Една малка победа. Останалото ще се случи!