Управлението на вземанията (AR) има една единствена цел: да защити паричния поток. Вземанията идват от продажби, направени на клиенти на кредит. Ефективното управление на AR гарантира, че този процес протича гладко.
Много компании зависят от инструментите за работен процес на вземания, за да помогнат за покриване на слабите места в тяхното управление на AR. В допълнение към добрия софтуер за управление на AR, бизнесът трябва също така да има силен процес на вземания, който обхваща всички бази.
Неефективни работни процеси
Процесите от поръчка към пари влияят колко време ще отнеме на клиента да плати за стоки и услуги. Ако фактура никога не излезе, плащането никога няма да бъде получено. Таксуването се извършва веднага след като поръчката е направена и доставена. Всички прекъсвания в това предаване могат да повлияят на точността на фактурата. Някои клиенти изискват документация със сметки, като доказателство за доставка или номер на поръчка за покупка.
Липсата на тези жизненоважни данни може да забави поръчките и да доведе до закъснение на фактурите. Инструментите за автоматизация на AR работят добре в среди с голям обем. Автоматизиране на поръчки и фактуриране със софтуер за вземания (https://www.bill.com/product/accounts-receivable) намалява грешките и гарантира, че клиентите получават своите фактури навреме.
Задайте политики за кредитиране и събиране
Първото нещо, което трябва да се направи с процеса на вземания по сметки (наричан още от поръчка до пари) е да се документира работен процес, който гарантира, че продажбите на кредит се таксуват, плащат и прилагат. Политиките за кредитиране и събиране включват няколко компонента като:
- Кредитна оценка
- Поръчка и таксуване
- Управление на стареенето (колекции)
- Парични приложения
Процесът на вземания по сметки трябва да се занимава задълбочено с всички тези. Тези процеси трябва да имат счетоводен контрол, който да гарантира тяхната ефективност. Вашият AR процес трябва да се отнася до това кой извършва дадено действие, как то е завършено и как се проверява за точност. Преразглеждайте този процес периодично за ефективност и резултати.
Неорганизирани данни за вземания
Когато таксувате фактури при кредитни условия, те създават застаряване на акаунти. Данните за стареене на сметки показват вашите клиентски сметки, колко дължат и възрастта на баланса. Ако не наблюдавате тези данни, вие риск от увеличаване на лошия дълг. Лош дълг е, когато дадена фактура не може да бъде събрана или платена.
Изпреварвайте лошите дългове, като наблюдавате неплатените фактури във вашата система. Можете да управлявате данните за вземания с прости компютърни инструменти като електронни таблици, а някои изискват AR софтуер, който улеснява идентифицирането на рисковете за събиране.
Управлявайте колекциите ръчно
Самостоятелното управление на колекциите може да ви накара да пренебрегнете сметки, фактури да останат неплатени и да пропуснете възможности да откриете неправилно използвани парични постъпления. С автоматизацията на работния процес събиранията са рационализирани и средствата, които изискват най-голямо внимание, са приоритетни. Софтуерът за вземания ви дава табла за управление, които показват преглед на високо ниво на състоянието на вашия AR.
Ръчното управление на събирането също така ви кара да пропускате възможности да уведомите клиентите за просрочено фактуриране или други кореспонденции за събиране. Ръчните събирания често зависят от инкасатор, който извършва активни повиквания. Решение за работен процес може да автоматизира известия по имейл за просрочени костюми и да ги подкани да ви се обадят. Тази форма на управление на колекциите предотвратява загубата на продуктивност.
Касови приложения
Заявленията за парични средства влизат директно в цикъла на AR оказва влияние върху вашия паричен поток, То може да се превърне в пречка за ефективните AR процеси без подходящо управление. Когато парите бъдат получени, те нямат стойност във вашата счетоводна система, докато не бъдат приложени към фактура. Когато парите са депозирани и използвани, това намалява вашите вземания и увеличава вашата парична сметка.
Касовите приложения също се управляват по-добре със софтуер за вземания. Една усъвършенствана система бързо ви помага да подчертаете грешките. AR софтуерът също ви позволява да поставите счетоводни контроли, за да гарантирате, че касовите приложения следват счетоводните правила.
Клиентски опит
Опитът на клиентите често е пренебрегвана бариера пред процеса на AR. Клиентът има опит с всяка стъпка от процеса на AR, от поръчката до окончателното потвърждение на платена фактура. Една ключова бариера е как клиентите получават и плащат своите фактури. Дайте на клиентите удобни начини да преглеждат и плащат своите фактури, като онлайн достъп или банков превод.
Софтуерът за вземания има вградени инструменти за плащане, които позволяват на вашите клиенти да плащат фактурите ви, след като са ги прегледали. Без тези удобства клиентът трябва да изчака AR служител да му се обади обратно, за да вземе плащането; удължава AR цикъла и оставя фактура отворена по-дълго, отколкото трябва.
Управление на лоши дългове
Управлението на лоши дългове, известно още като „разрешение за съмнителни сметки“, е важна част от управлението на процеса на AR, което намалява риска от несъбрани фактури. Един ефективен процес включва мениджъри на AR, които задълбочено и често преглеждат отчетите за стареене на AR, за да идентифицират тенденциите в плащанията. Процесът на кредитна оценка също е важна част от управлението на лошите дългове.
Трябва да направите кредитен анализ на всички нови и съществуващи клиенти и да проверите способността им да плащат. Кредитният анализ също ви помага да определите колко кредит да предложите на клиент. Управлението на лошите дългове също се контролира чрез прилагане на кредитни лимити и кредитни задържания на клиентски сметки. Клиентите, които не плащат навреме, могат да видят, че привилегията им за закупуване е спряна, докато не извършат плащане. AR софтуерът може да автоматизира тези контроли.
Персонал
Процесът на управление на вземанията не е добър, ако играчите, които го изпълняват, не са квалифицирани и им липсват уменията да управляват отдела за AR. Вашите счетоводители трябва да имат специализиран счетоводен опит, за да управляват компонентите на AR цикъла.
Ролите в колекторите изискват умения като обслужване на клиенти, преговори, находчивост и управление на акаунти. Заявленията за пари в брой изискват основни счетоводни познания, внимание към детайла и умения за проследяване. AR Анализ на данни изисква одиторски, аналитични и технически умения.
Обвийте
Добрият AR екип е сплотен с членове на екипа, които допринасят с различни специализирани умения. Въпреки че уменията са от съществено значение, инструментите за автоматизация на AR ви помагат да получите най-добрата производителност и ще разпознават по-бързо всички проблеми.
Софтуерът за вземания повишава производителността и дава време на вашия AR персонал да се съсредоточи върху неща, които оказват влияние върху намаляването на AR балансите и предотвратяват натрупването на клиентски поръчки и неплатени фактури, което може да бъде от решаващо значение за бизнеса да запази репутацията си.