Стаміліся назіраць, як ваша каманда кожны дзень тоне ў папяровай мітусні?
Бэк-офіс аперацыі з'яўляюцца асновай любога бізнесу. Але штодзённае выкананне супрацоўнікамі паўтаральных задач каштуе вашай кампаніі часу, грошай і сіл. Самае лепшае, што аўтаматызацыя паўтаральных задач бэк-офіса прасцейшая, чым вы думаеце, і яна:
- Вызваляйце гадзіны адміністрацыйнага часу кожны тыдзень
- Скарачэнне дарагіх памылак уручную
- Забяспечце кіраўніцтву бачнасць бізнесу ў рэжыме рэальнага часу ў кожным аддзеле
І вам не трэба быць тэхнічным геніем, каб пачаць.
Давайце пачнем…
Вось што ўнутры:
- Што такое паўтаральныя задачы бэк-офіса?
- Чаму аўтаматызацыя зараз мае вялікае значэнне
- Найлепшыя задачы бэк-офіса для аўтаматызацыі ў першую чаргу
- Як пачаць аўтаматызацыю (падрабязная інструкцыя)
- Распаўсюджаныя памылкі, якіх трэба пазбягаць
Што такое паўтаральныя задачы бэк-офіса?
Задачы бэк-офіса — гэта руцінныя ручныя, адміністрацыйна-інтэнсіўныя задачы, якія выконваюцца за кулісамі, каб ваш бізнес працаваў бесперабойна.
Падумайце пра тое, чаго ніхто не хоча рабіць:
- увод дадзеных
- Апрацоўка рахункаў-фактур
- Выплата заработнай платы
- Справаздача аб адпаведнасці
- Узгадненне электронных табліц
Яны не дапамагаюць павялічыць прыбытак, але, безумоўна, паглынаюць велізарную колькасць часу вашых супрацоўнікаў. Самае горшае? Яны неабходныя. Калі іх не зрабіць добра, нічога не будзе працаваць належным чынам. Знаёма? Вось у што трапляюць уладальнікі бізнесу.
Вось кікер:
Згодна з даследаваннямі, супрацоўнікі марнуюць 15 гадзін штотыдзень на нязначныя адміністрацыйныя задачы. Гэта амаль два працоўныя дні на тыдзень, якія марнуюцца на тое, што можа лёгка зрабіць камп'ютар.
Чаму аўтаматызацыя зараз мае вялікае значэнне
Вось чаму так шмат прадпрыемстваў пераходзяць на цягнік аўтаматызацыі.
Калі ваш бэк-офіс працуе на фізічнай працы, ваша інфармацыя заўсёды будзе састарэлай. Хтосьці ўводзіць лічбы ў электронную табліцу ў панядзелак, хтосьці іншы ўводзіць іх у бухгалтарскую сістэму ў сераду. Да пятніцы ніхто ўжо не ведае рэальных лічбаў.
Гэта велізарная праблема.
Аўтаматызацыя вырашае гэтую праблему шляхам інтэграцыі ўсіх вашых сістэм. Кожны продаж, кожны рахунак-фактура, кожнае перамяшчэнне тавараў аўтаматычна абнаўляецца ў рэжыме рэальнага часу. Вы атрымліваеце бачнасць усёй вашай дзейнасці ў рэжыме рэальнага часу.
Воблачныя ERP-сістэмы, такія як Oracle NetSuite Сінгапур робяць менавіта гэта. Яны цэнтралізуюць інфармацыю з усіх абласцей вашага бізнесу на адной панэлі кіравання. Гэта дазваляе кіраўнікам прымаць хутчэйшыя і лепшыя рашэнні. Ім не трэба чакаць, пакуль хтосьці дашле справаздачу.
Давайце паглядзім на статыстыку. 60% кампаній выкарыстоўваюць аўтаматызацыю ў сваіх штодзённых працэсах. Калі вы не адзін з іх, вы ўжо адстаеце.
Даволі страшнавата, праўда?
Найлепшыя задачы бэк-офіса для аўтаматызацыі ў першую чаргу
Не кожная задача аднолькавая. Некаторыя падыходзяць для аўтаматызацыі. Некаторыя пакуль не. Галоўнае — пачаць з тых, якія маюць найбольшы патэнцыял прама зараз.
Увод дадзеных
Увод дадзеных — гэта рэч нумар адзін, якую трэба аўтаматызаваць. Гэта стомна, сумна і схільна да памылак. Сёння існуюць інструменты, якія могуць здабываць дадзеныя з рахункаў-фактур, формаў, электронных лістоў і аўтаматычна ўстаўляць іх прама ў вашы праграмы.
Апрацоўка рахункаў-фактур і крэдыторская запазычанасць
Апрацоўка рахункаў-фактур — яшчэ адна сфера, якая мае патэнцыял для аўтаматызацыі. Праграмнае забеспячэнне можа супастаўляць рахункі-фактуры з заказамі на куплю, накіроўваць іх на зацвярджэнне і ініцыяваць плацяжы. Задачы, якія раней займалі дні, цяпер можна выканаць за лічаныя хвіліны.
плацежная ведамасць
Заработная плата — яшчэ адна класіфікаваная функцыя. Пасля таго, як вы стварылі аўтаматычныя правілы разліку заработнай платы, вам больш ніколі не трэба будзе разлічваць гадзіны, падаткі ці льготы. Проста праглядзіце, зацвердзіце і вяртайцеся да свайго жыцця.
Справаздачнасць
Справаздачнасць — гэта тое, дзе аўтаматызацыя сапраўды становіцца чароўнай. Замест таго, каб ваша каманда збірала даныя з 5 інструментаў, усё аўтаматычна зліваецца ў адну панэль кіравання. Развітайцеся з тым, каб марнаваць позна ўвечары пятніцы на стварэнне паўтаральных справаздач.
Як пачаць аўтаматызацыю (падрабязная інструкцыя)
Ці гатовыя вы нарэшце зрабіць гэта правільна? Калі так, то чытайце ніжэй.
Калі рабіць гэта такім чынам, вы атрымаеце вынік і не будзеце марнаваць грошы.
Крок 1: Задакументуйце свае бягучыя працэсы
Дакладна задакументуйце, як выконваецца кожная задача сёння. Гэта выявіць, дзе існуюць адставанні і вузкія месцы. Нельга палепшыць тое, чаго не ведаеш.
Крок 2: Выберыце адну задачу для пачатку
Не аўтаматызуйце ўсё адразу. Выберыце НАЙБОЛЬШ раздражняльную, НАЙБОЛЬШ паўтаральную задачу, якая патрабуецца вашаму бізнесу, і аўтаматызуйце ГЭТУЮ задачу. Святкуйце маленькія перамогі. Затым аўтаматызуйце іншую задачу.
Крок 3: Выберыце патрэбны інструмент
Існуе мноства інструментаў аўтаматызацыі. Вось некалькі якасных варыянтаў для пачаткоўцаў:
- Zapier для падключэння простых праграм
- Make (раней Integromat) для крыху больш складаных патокаў
- Правільная ERP-платформа для поўнай аўтаматызацыі ўсяго бізнесу
Выберыце інструмент патрэбнага вам памеру. Вам не патрэбна карпаратыўнае праграмнае забеспячэнне для бізнесу з 5 супрацоўнікамі. Аднак хуткарослая кампанія хутка перарасце гэтыя невялікія інструменты.
Крок 4: Праверце з невялікай партыяй
Не ўкараняйце аўтаматызацыю для ўсёй каманды з першага дня. Спачатку праверце яе з дапамогай пакета задач. Адладжвайце, карэктуйце правілы і маштабуйце толькі пасля таго, як усё будзе працаваць бездакорна.
Крок 5: Навучыце сваю каманду
Аўтаматызацыя — гэта не чароўная куля. Вам усё роўна трэба навучыць сваіх супрацоўнікаў ёю карыстацца, сачыць за ёй і рамантаваць, калі яна выходзіць з ладу. Вылучыце час на навучанне, і ўзнагарода прыйдзе.
Распаўсюджаныя памылкі, якіх трэба пазбягаць
Нават з найлепшай стратэгіяй аўтаматызацыі ўсё можа пайсці не так. Вось асноўныя падводныя камяні, якіх варта пазбягаць.
Аўтаматызацыя парушаных працэсаў: Калі ў вас ёсць пашкоджаны працэс, яго аўтаматызацыя проста дазволіць яму працаваць хутчэй. Выправіце працэс, а потым аўтаматызуйце яго.
Спроба зрабіць занадта шмат адразу: Адкусвайце маленькія кавалкі. Вялікія раскаты амаль ніколі не працуюць, і вы проста выкінеце ўсё цалкам.
Не ўлічваючы чалавечы фактар: Супрацоўнікі могуць адчуваць пагрозу з-за аўтаматызацыі. Усталюйце чаканні адносна таго, што яна будзе рабіць, а што не. Вы спрабуеце вызваліць іх для больш высокаўзроўневай працы, а не пазбавіць іх працы.
навучанне: Ніхто больш не ведае, як працуе сістэма, а вы толькі што стварылі дарагі дзвярны фіксатар.
Аб'яднанне ўсяго гэтага
Выключэнне паўтаральных задач у бэк-офісе праз аўтаматызацыя больш не раскоша. Гэта тое, як квітнеюць прагрэсіўныя кампаніі ў нашы дні. Такім чынам, давайце коратка разгледзім:
- Спачатку задакументуйце свае бягучыя працэсы
- Выберыце адну задачу для аўтаматызацыі, перш чым пераходзіць да наступнай
- Абярыце патрэбны інструмент для маштабу вашага бізнесу
- Праверце з невялікай партыяй перад выпускам
- Навучайце сваю каманду і сачыце за вынікамі
Пры правільным падыходзе вы можаце значна павысіць прадукцыйнасць, скараціць колькасць дарагіх памылак і атрымаць прыбытак бізнес бачнасць у рэжыме рэальнага часу, каб вы маглі прымаць абгрунтаваныя рашэнні.
Самае лепшае, што вы можаце пачаць выконваць гэты ПЛАН ужо на гэтым тыдні без ВЯЛІЗНЫХ укладанняў. Проста выберыце АДНУ задачу. Адзін інструмент. Адну маленькую перамогу. Астатняе адбудзецца!