Кіраванне дэбіторскай запазычанасцю (AR) мае адну мэту: абараніць грашовы паток. Дэбіторская запазычанасць паходзіць ад продажаў кліентам у крэдыт. Эфектыўнае кіраванне дапоўненай рэальнасцю гарантуе бесперашкоднае праходжанне гэтага працэсу.
Многія кампаніі залежаць ад інструментаў працоўнага працэсу дэбіторскай запазычанасці, якія дапамагаюць ліквідаваць слабыя месцы ў іх кіраванні AR. У дадатак да добрага праграмнага забеспячэння для кіравання дапоўненай рэальнасцю, бізнес таксама павінен мець надзейны працэс атрымання дэбіторскай запазычанасці, які ахоплівае ўсе базы.
Неэфектыўныя працоўныя працэсы
Працэс парадка да грашовых сродкаў уплывае на тое, колькі часу спатрэбіцца кліенту для аплаты тавараў і паслуг. Калі рахунак-фактура ніколі не выходзіць, аплата ніколі не будзе атрымана. Выстаўленне рахункаў адбываецца адразу пасля размяшчэння і дастаўкі замовы. Любыя перапынкі ў гэтай перадачы могуць паўплываць на дакладнасць рахунку-фактуры. Некаторым кліентам патрабуецца дакументацыя з рахункамі, напрыклад, пацвярджэнне дастаўкі або нумар замовы.
Адсутнасць гэтых жыццёва важных даных можа прывесці да затрымкі заказаў і спазнення рахункаў-фактур. Інструменты аўтаматызацыі AR добра працуюць у асяроддзі з вялікім аб'ёмам. Аўтаматызацыя заказаў і выстаўлення рахункаў з дапамогай праграмнага забеспячэння для дэбіторскай запазычанасці (https://www.bill.com/product/accounts-receivable) памяншае колькасць памылак і забяспечвае своечасовае атрыманне кліентамі рахункаў-фактур.
Усталюйце палітыку крэдытавання і збору
Першае, што трэба зрабіць з працэсам дэбіторскай запазычанасці (таксама званым "заказ да наяўных") - гэта задакументаваць працоўны працэс, які забяспечвае выстаўленне, аплату і прымяненне продажаў у крэдыт. Крэдытная і калекцыянерская палітыка ўключае некалькі кампанентаў, такіх як:
- Крэдытная ацэнка
- Заказ і выстаўленне рахункаў
- Кіраванне старэннем (калекцыі)
- Касавыя заяўкі
Працэс дэбіторскай запазычанасці павінен старанна разглядаць усе гэтыя пытанні. Гэтыя працэсы павінны мець бухгалтарскі кантроль, які забяспечвае іх эфектыўнасць. Ваш працэс дапоўненай рэальнасці павінен вызначаць, хто выконвае дзеянне, як яно выконваецца і як правяраецца яго дакладнасць. Перыядычна пераглядайце гэты працэс для павышэння эфектыўнасці і вынікаў.
Неарганізаваныя даныя аб дэбіторскай запазычанасці
Калі вы выстаўляеце рахункі-фактуры на ўмовах крэдытавання, яны ствараюць старэнне рахункаў. Дадзеныя аб тэрмінах уліковых запісаў паказваюць уліковыя запісы вашых кліентаў, суму іх запазычанасці і ўзрост балансу. Калі вы не кантралюеце гэтыя дадзеныя, вы рызыка павелічэння праблемнай запазычанасці. Безнадзейная запазычанасць - гэта калі рахунак-фактура не можа быць спагнаны або аплачаны.
Апярэджвайце праблемныя даўгі, адсочваючы неаплачаныя рахункі-фактуры ў вашай сістэме. Вы можаце кіраваць дадзенымі дэбіторскай запазычанасці з дапамогай простых камп'ютэрных інструментаў, такіх як электронныя табліцы, а для некаторых патрабуецца праграмнае забеспячэнне AR, якое палягчае вызначэнне рызык спагнання.
Кіруйце калекцыямі ўручную
Самастойнае кіраванне калекцыямі можа прывесці да таго, што вы не заўважыце рахункі, рахункі-фактуры застануцца неаплачанымі і ўпусціце магчымасць выявіць няправільна выкарыстаныя грашовыя чэкі. З аўтаматызацыяй працоўнага працэсу спагнанні ўпарадкоўваюцца, а сродкі, якія патрабуюць найбольшай увагі, расстаўляюцца па прыярытэтах. Праграмнае забеспячэнне для дэбіторскай запазычанасці дае вам прыборныя панэлі, якія паказваюць агульны агляд стану вашага AR.
Кіраванне зборамі ўручную таксама прыводзіць да таго, што вы губляеце магчымасць апавяшчаць кліентаў аб пратэрмінаваных рахунках або іншай карэспандэнцыі па зборах. Ручныя зборы часта залежаць ад таго, што калекцыянер робіць актыўныя званкі. Рашэнне працоўнага працэсу можа аўтаматызаваць апавяшчэнні па электроннай пошце аб пратэрмінаваных касцюмах і прапаноўваць ім патэлефанаваць вам. Такая форма кіравання калекцыямі прадухіляе страту прадукцыйнасці.
Касавыя заяўкі
Заяўкі на грашовыя сродкі непасрэдна ўваходзяць у цыкл AR ўплывае на ваш грашовы паток, гэта можа стаць перашкодай для эфектыўных працэсаў AR без належнага кіравання. Калі грошы атрыманы, яны не маюць ніякай каштоўнасці ў вашай бухгалтарскай сістэме, пакуль не будуць прыменены да рахунку-фактуры. Калі наяўныя грошы былі ўнесены і выкарыстаны, гэта памяншае вашу дэбіторскую запазычанасць і павялічвае ваш грашовы рахунак.
Грашовыя заяўкі таксама лепш кіраваць з дапамогай праграмнага забеспячэння для дэбіторскай запазычанасці. Складаная сістэма хутка дапамагае вылучыць памылкі. Праграмнае забеспячэнне дапоўненай рэальнасці таксама дазваляе наладзіць кантроль бухгалтарскага ўліку, каб гарантаваць, што грашовыя праграмы адпавядаюць правілам бухгалтарскага ўліку.
Вопыт кліента
Вопыт кліентаў часта з'яўляецца ігнаруемым бар'ерам для працэсу AR. Кліент мае вопыт на кожным этапе працэсу AR, ад замовы да канчатковага пацверджання аплачанага рахунку. Адным з асноўных бар'ераў з'яўляецца тое, як кліенты атрымліваюць і аплачваюць рахункі. Дайце кліентам зручныя спосабы прагляду і аплаты рахункаў-фактур, напрыклад, онлайн-доступ або банкаўскі пераклад.
Праграмнае забеспячэнне для дэбіторскай запазычанасці мае ўбудаваныя інструменты аплаты, якія дазваляюць вашым кліентам аплачваць вашыя рахункі-фактуры пасля іх прагляду. Без гэтых выгод кліент павінен чакаць, пакуль клерк AR ператэлефануе яму, каб прыняць аплату; гэта падаўжае цыкл AR і пакідае рахунак-фактуру адкрытым даўжэй, чым гэта павінна быць.
Упраўленне безнадзейнай запазычанасцю
Кіраванне праблемнай запазычанасцю, таксама вядомае як «рэзерв па сумніўнай запазычанасці», з'яўляецца найважнейшай часткай кіравання працэсам AR, якая зніжае рызыку недабраных рахункаў-фактур. Эфектыўны працэс уключае менеджэраў AR, якія ўважліва і часта праглядаюць справаздачы аб старэнні AR, каб вызначыць тэндэнцыі аплаты. Працэс крэдытнай ацэнкі таксама з'яўляецца важнай часткай кіравання праблемнай запазычанасцю.
Вы павінны правесці крэдытны аналіз усіх новых і існуючых кліентаў і праверыць іх плацежаздольнасць. Крэдытны аналіз таксама дапамагае вызначыць, колькі крэдыту прапанаваць кліенту. Кіраванне праблемнай запазычанасцю таксама кантралюецца шляхам увядзення крэдытных лімітаў і ўтрымання крэдытаў на рахунках кліентаў. Кліенты, якія не плацяць своечасова, могуць бачыць, што іх прывілея на куплю прыпынена, пакуль яны не зробяць аплату. Праграмнае забеспячэнне AR можа аўтаматызаваць гэтыя элементы кіравання.
кадравыя
Працэс кіравання дэбіторскай запазычанасцю не падыходзіць, калі гульцы, якія яго выконваюць, не маюць кваліфікацыі і не маюць навыкаў кіравання аддзелам дапоўненай рэальнасці. Вашы бухгалтары павінны мець спецыялізаваны вопыт бухгалтарскага ўліку, каб кіраваць кампанентамі цыклу AR.
Ролі зборшчыкаў патрабуюць такіх навыкаў, як абслугоўванне кліентаў, перамовы, знаходлівасць і кіраванне ўліковымі запісамі. Заяўкі на грашовыя сродкі патрабуюць базавых ведаў бухгалтарскага ўліку, увагі да дэталяў і навыкаў выканання. АР аналіз дадзеных патрабуе аўдытарскіх, аналітычных і тэхнічных навыкаў.
Хутацца
Добрая каманда AR згуртаваная з членамі каманды, якія ўносяць розныя спецыяльныя навыкі. Хаця навыкі вельмі важныя, інструменты аўтаматызацыі AR дапамогуць вам атрымаць найлепшую прадукцыйнасць і хутчэй выявяць любыя праблемы.
Праграмнае забеспячэнне для ўліку дэбіторскай запазычанасці павялічвае прадукцыйнасць і дае вашым супрацоўнікам AR час засяродзіцца на рэчах, якія ўплываюць на скарачэнне балансу AR і прадухіляюць назапашванне заказаў кліентаў і неаплачаных рахункаў, што можа мець вырашальнае значэнне для захавання аўтарытэту бізнесу.