Komandanızın hər gün sənədləşmə işlərində boğulduğunu izləməkdən bezdiniz?
Back-ofis əməliyyatları hər bir biznesin əsasını təşkil edir. Lakin işçilərin gündəlik təkrarlanan tapşırıqları yerinə yetirməsi şirkətinizə vaxt, pul və ruh baxımından baha başa gəlir. Ən yaxşı tərəfi odur ki, təkrarlanan arxa ofis tapşırıqlarını avtomatlaşdırmaq düşündüyünüzdən daha asandır və bu, aşağıdakıları təmin edəcək:
- Hər həftə admin vaxtını boşaldın
- Bahalı əl səhvlərini azaldın
- Hər şöbədə rəhbərliyə real vaxt rejimində biznes görünürlüyü verin
Və başlamaq üçün texnologiya dahisi olmağa ehtiyac yoxdur.
İçəri girək…
İçəridə nə var:
- Təkrarlanan Back-Office Tapşırıqları Nədir?
- Niyə Avtomatlaşdırma Hal-hazırda Böyük Bir Məsələdir
- Əvvəlcə Avtomatlaşdırmaq üçün Ən Yaxşı Back-Office Tapşırıqları
- Avtomatlaşdırmaya necə başlamaq olar (addım-addım)
- Qarşısının alınması üçün Ümumi Səhvlər
Təkrarlanan Back-Office Tapşırıqları Nədir?
Arxa ofis tapşırıqları, biznesinizin problemsiz işləməsini təmin etmək üçün pərdəarxası olaraq yerinə yetirilən, inzibati intensiv işlərdən ibarət əl ilə yerinə yetirilən adi tapşırıqlardır.
Heç kimin etmək istəmədiyi şeyləri düşünün:
- Məlumat girişi
- Faktura emalı
- Əmək haqqı hesablanır
- Uyğunluq hesabatı
- Elektron cədvəllərin uzlaşdırılması
Onlar gəlirinizi artırmağa kömək etmir, amma işçilərinizin çoxlu vaxtını alır. Ən pis tərəfi? Onlar vacibdir. Onlar yaxşı işlənmədən başqa heç bir şey düzgün işləmir. Tanış səslənir? Biznes sahibləri özlərini məhz bu vəziyyətə salırlar.
Budur təpikçi:
Araşdırmalara görə, işçilər həftədə 15 saatını az dəyərli inzibati işlərə sərf edirlər. Bu, kompüterin asanlıqla edə biləcəyi bir işi görmək üçün həftədə təxminən iki iş günü sərf etmək deməkdir.
Niyə Avtomatlaşdırma Hal-hazırda Böyük Bir Məsələdir
Budur, niyə bu qədər çox müəssisə avtomatlaşdırma qatarına qoşulur.
Əgər arxa ofisiniz əl əməyi ilə işləyirsə, məlumatlarınız həmişə köhnələcək. Kimsə rəqəmləri bazar ertəsi elektron cədvələ daxil edir, başqası isə çərşənbə günü mühasibat sisteminə daxil edir. Cümə gününə qədər heç kim faktiki rəqəmlərin nə olduğunu bilmir.
Bu, böyük bir problemdir.
Avtomatlaşdırma bütün sistemlərinizi inteqrasiya etməklə bunu həll edir. Hər satış, hər faktura, hər səhm hərəkəti avtomatik olaraq real vaxt rejimində yenilənir. Bütün əməliyyatınız boyunca real vaxt rejimində biznes görünürlüyü əldə edirsiniz.
kimi bulud ERP sistemləri oracle netsuite Sinqapur Məhz bunu edirlər. Onlar biznesinizin bütün sahələrindən məlumatları tək bir idarəetmə panelinə cəmləşdirirlər. Bu, liderlərə daha sürətli və daha yaxşı qərarlar qəbul etməyə imkan verir. Onlar kiminsə hesabat göndərməsini gözləmək məcburiyyətində deyillər.
Statistikaya nəzər salaq. Şirkətlərin 60%-i gündəlik proseslərində avtomatlaşdırmadan istifadə edir. Əgər siz onlardan biri deyilsinizsə, deməli, artıq geridə qalmısınız.
Olduqca qorxulu, elə deyilmi?
Əvvəlcə Avtomatlaşdırmaq üçün Ən Yaxşı Back-Office Tapşırıqları
Hər tapşırıq eyni dərəcədə yaradılmır. Bəziləri avtomatlaşdırma üçün yetişib. Bəziləri isə hələ ki, yetişməyib. Əsas məsələ hazırda ən yüksək təsir gücünə malik olanlardan başlamaqdır.
Veri Girişi
Məlumatların daxil edilməsi avtomatlaşdırmalı olduğunuz bir nömrəli şeydir. Bu, yorucu, darıxdırıcı və səhvlərə meyllidir. Bu gün fakturalardan, formalardan, e-poçtlardan məlumatları çıxarıb avtomatik olaraq tətbiqlərinizə yerləşdirə bilən alətlər mövcuddur.
Faktura emalı və kreditor borcları
Faktura emalı avtomatlaşdırma üçün yetişmiş bir sahədir. Proqram təminatı fakturaları satınalma sifarişləri ilə uyğunlaşdıra, təsdiq üçün yönləndirə və ödənişlərə başlaya bilər. Əvvəllər günlərlə davam edən tapşırıqlar indi dəqiqələr ərzində yerinə yetirilə bilər.
Payroll
Əmək haqqı sistemi də zamansız bir sistemdir. Avtomatlaşdırılmış əmək haqqı qaydalarını yaratdıqdan sonra bir daha iş saatlarını, vergiləri və ya müavinətləri hesablamağa ehtiyac qalmayacaq. Sadəcə nəzərdən keçirin, təsdiqləyin və həyatınızı yaşamağa qayıdın.
Hesabat
Hesabat vermə avtomatlaşdırmanın həqiqətən sehrli hala gəldiyi yerdir. Komandanız 5x alətlərindən məlumatları bir yerə toplamaq əvəzinə, hər şey avtomatik olaraq sehrli şəkildə tək bir idarəetmə panelinə axır. Cümə gecələrini təkrarlanan hesabatlar yaratmaqla keçirməyə əlvida deyin.
Avtomatlaşdırmaya necə başlamaq olar (addım-addım)
Nəhayət ki, bunu düzgün şəkildə etməyə hazırsınız? Əgər belədirsə, aşağıda oxuyun.
Bunu belə etmək sizə nəticə verəcək və pulunuzu boşa sərf etməyəcəksiniz.
Addım 1: Cari Proseslərinizi Sənədləşdirin
Hər bir tapşırığın bu gün necə yerinə yetirildiyini dəqiq şəkildə sənədləşdirin. Bu, gecikmələrin və maneələrin harada olduğunu aşkar edəcək. Bilmədiyiniz şeyi təkmilləşdirə bilməzsiniz.
Addım 2: Başlamaq üçün bir tapşırıq seçin
Hər şeyi birdən avtomatlaşdırmayın. Biznesinizin tələb etdiyi ƏN əsəbi, ƏN təkrarlanan tapşırığı seçin və O tapşırığı avtomatlaşdırın. Kiçik qələbələri qeyd edin. Sonra başqa bir tapşırığı avtomatlaşdırın.
Addım 3: Düzgün Aləti Seçin
Bir çox avtomatlaşdırma vasitəsi mövcuddur. Yeni başlayanlar üçün bəzi keyfiyyətli seçimlər bunlardır:
- Sadə tətbiqləri birləşdirmək üçün Zapier
- Bir az daha mürəkkəb axınlar üçün (əvvəllər Integromat) hazırlayın
- Tam biznes miqyaslı avtomatlaşdırma üçün uyğun ERP platforması
Özünüzə uyğun ölçüdə bir alət seçin. 5 nəfərlik bir biznes üçün korporativ proqram təminatına ehtiyacınız yoxdur. Lakin, sürətlə böyüyən bir şirkət kiçik alətləri tez bir zamanda üstələyir.
Addım 4: Kiçik bir dəstə ilə sınaqdan keçirin
Avtomatlaşdırmanı ilk gündən bütün komandanıza tətbiq etməyin. Əvvəlcə bir qrup iş ilə təsdiqləyin. Yalnız qüsursuz işlədikdən sonra səhvləri düzəldin, qaydaları tənzimləyin və miqyaslandırın.
Addım 5: Komandanızı öyrədin
Avtomatlaşdırma asan məsələ deyil. Yenə də işçilərinizə ondan necə istifadə etməyi öyrətməli, izləməli və sıradan çıxdıqda düzəltməlisiniz. Onları öyrətmək üçün vaxt ayırın və mükafatlarınız gələcək.
Qarşısının alınması üçün Ümumi Səhvlər
Ən yaxşı avtomatlaşdırma strategiyası ilə belə işlər pis gedə bilər. Qarşısını almaq üçün ən böyük tələlər bunlardır.
Qırılmış proseslərin avtomatlaşdırılması: Əgər nasaz bir prosesiniz varsa, onu avtomatlaşdırmaq sadəcə nasaz prosesin daha sürətli işləməsinə imkan verəcək. Prosesi təmir edin və sonra avtomatlaşdırın.
Birdən çox şey etməyə çalışmaq: Kiçik parçaları dişləyin. Böyük partlayışlı yayma üsulları demək olar ki, heç vaxt işə yaramır və siz hər şeyi məhv edəcəksiniz.
İnsan amilini nəzərə almamaq: İşçilər avtomatlaşdırmadan özlərini təhlükə altında hiss edə bilərlər. Bunun nəyə xidmət edəcəyi və nəyə xidmət etməyəcəyi barədə gözləntilər qoyun. Siz onları daha yüksək səviyyəli iş üçün azad etməyə çalışırsınız, işlərini əllərindən almağa yox.
Təlim: Sistemin necə işlədiyini başqa heç kim bilmir və siz sadəcə bahalı bir qapı dayağı yaratmısınız.
Hamısını bir araya gətirmək
Arxa ofisdə təkrarlanan tapşırıqların aradan qaldırılması avtomatlaşdırma artıq lüks deyil. Bu, irəliyə doğru düşünən şirkətlərin bu günlərdə necə inkişaf etməsidir. Beləliklə, gəlin tez bir zamanda nəzərdən keçirək:
- Əvvəlcə mövcud proseslərinizi sənədləşdirin
- Növbəti tapşırığa keçməzdən əvvəl avtomatlaşdırmaq üçün 1x tapşırığı seçin
- Biznes miqyasınız üçün düzgün vasitəni seçin
- Yaymadan əvvəl kiçik bir dəstə ilə sınaqdan keçirin
- Komandanızı məşq etdirin və nəticələri izləyin
Düzgün etsəniz, məhsuldarlığı əhəmiyyətli dərəcədə artıra, bahalı səhvləri azalda və qazanc əldə edə bilərsiniz biznes məlumatlı qərarlar qəbul edə bilmək üçün real vaxt rejimində görünürlük.
Ən yaxşı tərəfi odur ki, bu həftə BÖYÜK sərmayə qoymadan bu PLANI həyata keçirməyə başlaya bilərsiniz. Sadəcə BİR tapşırıq seçin. Bir alət. Bir kiçik qələbə. Qalanları baş verəcək!