هل سئمت من رؤية فريقك يغرق في الأعمال الورقية كل يوم؟
مكتب خلفي عمليات تُعدّ الكوادر الإدارية العمود الفقري لأي عمل تجاري. لكن تكليف الموظفين بأداء مهام متكررة يوميًا يُكلّف شركتك وقتًا ومالًا وجهدًا كبيرًا. والأفضل من ذلك، أن أتمتة مهام المكاتب الخلفية المتكررة أسهل مما تتخيل، وستُحقق لك ما يلي:
- وفر ساعات من وقت العمل الإداري كل أسبوع
- تجنب الأخطاء اليدوية المكلفة
- امنح القيادة رؤية فورية للأعمال في جميع الأقسام
ولا تحتاج إلى أن تكون عبقريًا في مجال التكنولوجيا لتبدأ.
لنقفز ...
إليكم ما بداخلها:
- ما هي مهام المكتب الخلفي المتكررة؟
- لماذا تعتبر الأتمتة أمراً بالغ الأهمية الآن؟
- أفضل مهام المكتب الخلفي التي يجب أتمتتها أولاً
- كيفية البدء في الأتمتة (خطوة بخطوة)
- يجب تجنب الأخطاء الشائعة
ما هي مهام المكتب الخلفي المتكررة؟
مهام المكتب الخلفي هي مهام يدوية روتينية تتطلب جهداً إدارياً كبيراً، وتُنفذ خلف الكواليس للحفاظ على سير أعمالك بسلاسة.
فكّر في الأشياء التي لا يرغب أحد في القيام بها:
- ادخال بيانات
- معالجة الفواتير
- عمليات صرف الرواتب
- الإبلاغ عن الامتثال
- مطابقة جداول البيانات
لا تُساعدك هذه المهام على زيادة إيراداتك، لكنها تستنزف وقت موظفيك بشكل كبير. والأسوأ من ذلك؟ أنها ضرورية. فبدون إنجازها على أكمل وجه، لا تسير الأمور على ما يُرام. أليس هذا مألوفًا؟ هذا ما يُوقع أصحاب الأعمال أنفسهم فيه.
ها هو كيكر:
تشير الأبحاث إلى أن الموظفين يهدرون 15 ساعة أسبوعياً في مهام إدارية ذات قيمة منخفضة. أي ما يعادل يومي عمل تقريباً في الأسبوع، يُهدران في القيام بأمور يمكن للحاسوب إنجازها بسهولة.
لماذا تعتبر الأتمتة أمراً بالغ الأهمية الآن؟
إليكم السبب وراء انضمام العديد من الشركات إلى ركب الأتمتة.
إذا كان نظام إدارة العمليات لديك يعتمد على العمل اليدوي، فستكون معلوماتك قديمة باستمرار. يقوم أحدهم بإدخال الأرقام في جدول بيانات يوم الاثنين، ثم يقوم آخر بإدخالها في النظام المحاسبي يوم الأربعاء. وبحلول يوم الجمعة، لا أحد يعرف الأرقام الفعلية.
هذه مشكلة كبيرة.
تُحلّ هذه المشكلة من خلال أتمتة العمليات عبر دمج جميع أنظمتك. فكل عملية بيع، وكل فاتورة، وكل حركة للمخزون، تُحدّث تلقائيًا في الوقت الفعلي. وبذلك، تحصل على رؤية شاملة لأعمالك في الوقت الفعلي.
أنظمة تخطيط موارد المؤسسات السحابية مثل أوراكل نت سويت سنغافورة هذا بالضبط ما تفعله. فهي تُركّز المعلومات من جميع أقسام شركتك في لوحة تحكم واحدة. وهذا يُتيح للقادة اتخاذ قرارات أسرع وأفضل، دون الحاجة إلى انتظار وصول التقارير.
لنلقِ نظرة على الإحصائيات. 60% من الشركات تستخدم الأتمتة في عملياتها اليومية. إذا لم تكن شركتك من بينها، فأنت متأخر عن الركب.
مخيف جداً، أليس كذلك؟
أفضل مهام المكتب الخلفي التي يجب أتمتتها أولاً
ليست كل المهام متساوية. بعضها جاهز للأتمتة، وبعضها الآخر ليس كذلك... بعد. يكمن السر في البدء بالمهام التي تتمتع بأعلى قدرة على التأثير حاليًا.
إدخال البيانات
إدخال البيانات هو أهم مهمة يجب أتمتتها. فهو عمل شاق وممل وعرضة للأخطاء. اليوم، تتوفر أدوات قادرة على استخراج البيانات من الفواتير والنماذج ورسائل البريد الإلكتروني، وإدخالها تلقائيًا في تطبيقاتك.
معالجة الفواتير والحسابات المستحقة الدفع
تُعدّ معالجة الفواتير مجالاً آخراً قابلاً للأتمتة. إذ يمكن للبرامج مطابقة الفواتير مع أوامر الشراء، وتوجيهها للموافقة، وبدء عمليات الدفع. ويمكن الآن إنجاز المهام التي كانت تستغرق أياماً في دقائق.
كشف رواتب
تُعدّ الرواتب مثالاً آخر على الأنظمة التي لا غنى عنها. فبمجرد إنشاء قواعد الرواتب الآلية، لن تحتاج إلى حساب ساعات العمل أو الضرائب أو المزايا مجدداً. ما عليك سوى مراجعة البيانات والموافقة عليها، ثم العودة إلى حياتك الطبيعية.
التقارير
تُصبح الأتمتة في مجال إعداد التقارير سحرية حقًا. فبدلاً من أن يقوم فريقك بتجميع البيانات من أدوات متعددة، يتم تجميع كل شيء تلقائيًا في لوحة تحكم واحدة. وداعًا لقضاء ليالي الجمعة المتأخرة في إعداد التقارير المتكررة.
كيفية البدء في الأتمتة (خطوة بخطوة)
هل أنت مستعد أخيرًا للقيام بذلك بالطريقة الصحيحة؟ إذا كان الأمر كذلك، فاقرأ ما يلي.
إن القيام بذلك بهذه الطريقة سيمنحك نتائج ولن تهدر أموالك.
الخطوة الأولى: توثيق عملياتك الحالية
وثّق بدقة كيفية أداء كل مهمة اليوم. سيكشف ذلك عن مواطن الخلل والاختناقات. لا يمكنك تحسين ما تجهله.
الخطوة الثانية: اختر مهمة واحدة للبدء
لا تُؤتمت كل شيء دفعة واحدة. اختر المهمة الأكثر إحباطًا وتكرارًا التي تتطلبها أعمالك، وأتمت تلك المهمة. احتفل بالنجاحات الصغيرة، ثم أتمت مهمة أخرى.
الخطوة 3: اختيار الأداة المناسبة
تتوفر العديد من أدوات الأتمتة. ومن الخيارات الجيدة للمبتدئين ما يلي:
- Zapier لربط التطبيقات البسيطة
- Make (المعروف سابقًا باسم Integromat) للتدفقات الأكثر تعقيدًا بعض الشيء
- منصة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) مناسبة لأتمتة الأعمال بالكامل
اختر أداةً تناسب حجم أعمالك. لستَ بحاجةٍ إلى برامجٍ ضخمةٍ للشركات التي تضم خمسة موظفين. مع ذلك، ستتجاوز الشركات سريعة النموّ قدرة الأدوات الصغيرة على تلبية احتياجاتها.
الخطوة الرابعة: الاختبار بكمية صغيرة
لا تُطبّق نظام الأتمتة على فريقك بالكامل منذ البداية. اختبره أولاً من خلال مجموعة من المهام. قم بتصحيح الأخطاء، وتعديل القواعد، ثم وسّع نطاقه فقط بعد أن يعمل بسلاسة تامة.
الخطوة 5: تدريب فريقك
الأتمتة ليست حلاً سحرياً. لا يزال عليك تدريب موظفيك على استخدامها، ومراقبتها، وإصلاحها عند تعطلها. خصص الوقت الكافي لتدريبهم وستجني ثمار ذلك.
يجب تجنب الأخطاء الشائعة
قد تحدث بعض المشاكل حتى مع أفضل استراتيجيات الأتمتة. إليك أهم الأخطاء التي يجب تجنبها.
أتمتة العمليات المعطلة: إذا كان لديك عملية معطلة، فإن أتمتتها ستؤدي فقط إلى تسريعها. أصلح العملية ثم أتمتها.
محاولة القيام بالكثير من الأشياء في وقت واحد: قسّم الأمور إلى أجزاء صغيرة. عمليات الإطلاق الكبيرة نادراً ما تنجح، وستؤدي في النهاية إلى إلغاء المشروع بأكمله.
إهمال العنصر البشري: قد يشعر الموظفون بالتهديد من الأتمتة. لذا، حدد توقعاتك بشأن ما ستفعله وما لن تفعله. أنت تحاول تمكينهم من القيام بأعمال ذات مستوى أعلى، لا أن تسلبهم وظائفهم.
تدريب: لا أحد غيرك يعرف كيف يعمل النظام، وقد صنعت للتو قطعة عديمة الفائدة.
جلب كل شيء معا
التخلص من المهام المتكررة في المكاتب الخلفية من خلال الأتمتة لم يعد الأمر ترفاً، بل هو السبيل الذي تزدهر به الشركات ذات الرؤية المستقبلية هذه الأيام. لذا، دعونا نلقي نظرة سريعة:
- قم بتوثيق عملياتك الحالية أولاً
- اختر مهمة واحدة لأتمتتها قبل الانتقال إلى المهمة التالية
- اختر الأداة المناسبة لحجم أعمالك
- اختبر المنتج على كمية صغيرة قبل طرحه في السوق.
- قم بتدريب فريقك وراقب النتائج
إذا تم القيام بذلك بشكل صحيح، يمكنك زيادة الإنتاجية بشكل كبير، وتقليل الأخطاء المكلفة، وتحقيق مكاسب. الأعمال رؤية فورية حتى تتمكن من اتخاذ قرارات مدروسة.
والأفضل من ذلك كله، يمكنك البدء بتطبيق هذه الخطة هذا الأسبوع دون استثمار كبير. ما عليك سوى اختيار مهمة واحدة، وأداة واحدة، وإنجاز صغير واحد. وسيتحقق الباقي!