ተደጋጋሚ የቢሮ ስራዎችን በራስ-ሰር የማከናወን የጀማሪዎች መመሪያ

ቡድንዎ በየቀኑ በወረቀት ስራ ሲሰምጥ ማየት ሰልችቶዎታል?

የኋላ-ቢሮ ስራዎች የእያንዳንዱ ንግድ ዋና አካል ናቸው። ነገር ግን ሰራተኞች በየቀኑ ተደጋጋሚ ስራዎችን እንዲያከናውኑ ማድረግ የኩባንያዎን ጊዜ፣ ገንዘብ እና መንፈስ ያስወጣል። በጣም ጥሩው ክፍል ተደጋጋሚ የቢሮ ስራዎችን በራስ-ሰር ማድረግ ከምታስቡት በላይ ቀላል ነው እና የሚከተሉትን ያደርጋል፡

• በየሳምንቱ የአስተዳደር ሰዓቶችን ነፃ ያድርጉ
• ውድ የሆኑ የእጅ ስህተቶችን ይቀንሱ
• በእያንዳንዱ ክፍል ውስጥ በእውነተኛ ጊዜ የንግድ ታይነት አመራር ይስጡ

እና ለመጀመር የቴክኖሎጂ ሊቅ መሆን አያስፈልግዎትም።

እንዝለል…

በውስጡ ያለው ይኸውና፦

1. ተደጋጋሚ የቢሮ-ኋላ ተግባራት ምንድን ናቸው?
2. አውቶሜሽን ለምን አሁን ትልቅ ጉዳይ ነው
3. በራስ-ሰር ለመስራት ምርጥ የኋላ ቢሮ ተግባራት
4. አውቶማቲክ እንዴት እንደሚጀመር (ደረጃ በደረጃ)
5. የተለመዱ ስህተቶች ማስወገድ

ተደጋጋሚ የቢሮ-ኋላ ተግባራት ምንድን ናቸው?

የቢሮ ጀርባ ስራዎች ንግድዎ በተቀላጠፈ ሁኔታ እንዲሄድ ለማድረግ ከትዕይንቱ በስተጀርባ የሚከናወኑ በእጅ የሚሰሩ፣ በአስተዳደር ላይ የተመሰረቱ ተግባራት ናቸው።

ማንም ሰው ማድረግ የማይፈልገውን ነገር አስብ፦

• የውሂብ ማስገባት
• የክፍያ መጠየቂያ ሂደት
• የደመወዝ ክፍያ ሂደቶች
• ተገዢነትን ሪፖርት ማድረግ
• የተመን ሉሆችን ማስታረቅ

ገቢዎን ለመጨመር አይረዱዎትም፣ ነገር ግን የሰራተኞችዎን ጊዜ በእጅጉ ያባክናሉ። በጣም መጥፎው ክፍል? አስፈላጊ ነው። በደንብ ካልተሰሩ ሌላ ምንም ነገር በትክክል አይሰራም። የምታውቁት ይመስላል? የንግድ ባለቤቶች እራሳቸውን የሚያጠቁት በዚህ መንገድ ነው።

የመርገጫው እዚህ አለ

በጥናቱ መሠረት፣ ሠራተኞች ዝቅተኛ ዋጋ ባላቸው የአስተዳደር ተግባራት በሳምንት 15 ሰዓታት ያጠፋሉ። ይህ ማለት በሳምንት ሁለት የሥራ ቀናት ማለት ይቻላል ኮምፒውተር በቀላሉ ሊያደርገው በሚችለው ነገር ይባክናሉ።

አውቶሜሽን ለምን አሁን ትልቅ ጉዳይ ነው

ብዙ ንግዶች በአውቶሜሽን ባቡር ላይ እየዘለሉ ያሉት ለዚህ ነው።

የኋላ ቢሮዎ በእጅ የሚሰራ ከሆነ መረጃዎ ሁልጊዜ ጊዜ ያለፈበት ይሆናል። አንድ ሰው ሰኞ ላይ በሰንጠረዥ ውስጥ አሃዞችን ያስገባል፣ ሌላ ሰው ደግሞ ረቡዕ ወደ የሂሳብ አያያዝ ስርዓቱ ያስገባዋል። እስከ አርብ ድረስ ትክክለኛዎቹ ቁጥሮች ምን እንደሆኑ ማንም አያውቅም።

ያ ትልቅ ችግር ነው።

አውቶሜሽን ሁሉንም ስርዓቶችዎን በማዋሃድ ይህንን ይፈታል። እያንዳንዱ ሽያጭ፣ እያንዳንዱ ደረሰኝ፣ እያንዳንዱ የአክሲዮን እንቅስቃሴ በእውነተኛ ጊዜ በራስ-ሰር ይዘምናል። በመላው ስራዎ ላይ በእውነተኛ ጊዜ የንግድ ታይነትን ያገኛሉ።

የደመና ERP ስርዓቶች እንደ ኦራክል ኔትሱይት ሲንጋፖር በትክክል ያንን ያድርጉ። ከንግድዎ ከሁሉም ዘርፎች የተገኘውን መረጃ በአንድ ዳሽቦርድ ላይ ያተኩራሉ። ይህም መሪዎች ፈጣን እና የተሻሉ ውሳኔዎችን እንዲያደርጉ ያስችላቸዋል። አንድ ሰው ሪፖርት እስኪልክላቸው ድረስ መጠበቅ አያስፈልጋቸውም።

እስቲ ስታቲስቲክስን እንመልከት። 60% የሚሆኑ ኩባንያዎች በዕለት ተዕለት ሂደታቸው አውቶሜሽን ይጠቀማሉ። እርስዎ ከእነዚህ ኩባንያዎች ውስጥ አንዱ ካልሆኑ፣ እርስዎ ቀድሞውኑ ከችግሩ በስተጀርባ ነዎት።

በጣም አስፈሪ ነው፣ አይደል?

በራስ-ሰር ለመስራት ምርጥ የኋላ ቢሮ ተግባራት

ሁሉም ተግባራት እኩል አይደሉም። አንዳንዶቹ ለአውቶሜሽን የተዘጋጁ ናቸው። አንዳንዶቹ ገና… አይደሉም። ቁልፉ አሁን ከፍተኛውን ጥቅም ባላቸው መጀመር ነው።

የሚመዘገብ መረጃ

የውሂብ ግቤት በራስ-ሰር መስራት ያለብዎት #1 ነገር ነው። አሰልቺ፣ አሰልቺ እና ስህተት የመፍጠር እድሉ ከፍተኛ ነው። ዛሬ ከደረሰኞች፣ ቅጾች፣ ኢሜይሎች ውሂብን አውጥተው በቀጥታ ወደ መተግበሪያዎችዎ ውስጥ ማስገባት የሚችሉ መሳሪያዎች አሉ።

የክፍያ መጠየቂያ ሂደት እና የሚከፈሉ ሂሳቦች

የክፍያ መጠየቂያ ሂደት ለአውቶሜሽን የተዘጋጀ ሌላ ቦታ ነው። ሶፍትዌር ደረሰኞችን ከግዢ ትዕዛዞች ጋር ማዛመድ፣ ለማጽደቅ መንገድ መላክ እና ክፍያዎችን ማስጀመር ይችላል። በአንድ ወቅት ቀናት የፈጀባቸው ተግባራት አሁን በደቂቃዎች ውስጥ ሊጠናቀቁ ይችላሉ።

የመክፈል ዝርዝር

የደመወዝ ክፍያ ሌላ ጊዜ የማይሽረው ነው። አውቶማቲክ የደመወዝ ደንቦችን አንዴ ከፈጠሩ በኋላ ሰዓቶችን፣ ግብሮችን ወይም ጥቅማ ጥቅሞችን ዳግመኛ ማስላት አይኖርብዎትም። በቀላሉ ይገምግሙ፣ ያጽድቁ እና ወደ ሕይወትዎ ይመለሱ።

ሪፖርት

ሪፖርት ማድረግ አውቶሜሽን በእውነት አስማታዊ የሚሆነው ቦታ ነው። ቡድንዎ ከ5x መሳሪያዎች የተገኙ መረጃዎችን ከማዋሃድ ይልቅ ሁሉም ነገር በራስ-ሰር ወደ አንድ ዳሽቦርድ ይፈስሳል። አርብ ምሽቶችን ተደጋጋሚ ሪፖርቶችን በመገንባት ላይ ማሳለፍዎን ይቋጩ።

አውቶማቲክ እንዴት እንደሚጀመር (ደረጃ በደረጃ)

በትክክለኛው መንገድ ለማድረግ ዝግጁ ነዎት? ከሆነ፣ ከዚህ በታች ያንብቡ።

እንዲህ ማድረግህ ውጤት ያስገኛል እና ገንዘብህን አያባክንም።

ደረጃ 1፡ የአሁኑን ሂደቶችዎን ይመዝግቡ

እያንዳንዱ ተግባር ዛሬ እንዴት እንደሚከናወን በትክክል ይመዝግቡ። መዘግየቶችና እንቅፋቶች የት እንዳሉ ያሳያል። የማታውቁትን ማሻሻል አይችሉም።

ደረጃ 2፡ ለመጀመር አንድ ተግባር ይምረጡ

ሁሉንም ነገር በአንድ ጊዜ በራስ-ሰር አታድርጉ። ንግድዎ የሚፈልገውን በጣም የሚያበሳጭ እና በጣም ተደጋጋሚ ተግባር ይምረጡ እና ያንን ተግባር በራስ-ሰር ያውጡ። ትናንሽ ድሎችን ያክብሩ። ከዚያ ሌላ ተግባር በራስ-ሰር ያድርጉ።

ደረጃ 3: ትክክለኛውን መሳሪያ ይምረጡ

ብዙ የአውቶሜሽን መሳሪያዎች አሉ። ለጀማሪዎች የሚሆኑ አንዳንድ የጥራት አማራጮች የሚከተሉት ናቸው፡

• ዛፒየር ቀላል መተግበሪያዎችን ለማገናኘት
• ትንሽ ውስብስብ ለሆኑ ፍሰቶች (ቀደም ሲል ኢንቴግሮማት) ያድርጉ
• ለሙሉ የንግድ ሥራ አውቶሜሽን ትክክለኛ የERP መድረክ

ለእርስዎ የሚስማማውን መሳሪያ ይምረጡ። ለ5 እጥፍ ለሚሆን ንግድ የኢንተርፕራይዝ ሶፍትዌር አያስፈልግዎትም። ሆኖም ግን፣ በፍጥነት እያደገ የመጣ ኩባንያ ትንንሽ መሳሪያዎችን በፍጥነት ይበልጣል።

ደረጃ 4፡ በትንሽ ባች ይሞክሩ

ከመጀመሪያው ቀን ጀምሮ አውቶሜሽንን ለቡድንዎ በሙሉ አያሰማሩ። መጀመሪያ በጥቂት የስራ ክፍሎች ያረጋግጡት። ህጎቹን ያርሙ፣ ያስተካክሉ እና ያለምንም እንከን ከሰራ በኋላ ብቻ ያስተካክሉት።

ደረጃ 5፡ ቡድንዎን ያሠለጥኑ

አውቶሜሽን ቀላል ነገር አይደለም። አሁንም ሰራተኞችዎን እንዴት እንደሚጠቀሙበት ማስተማር፣ መመልከት እና ሲከሽፍ ማስተካከል አለብዎት። ጊዜ ወስደው ጊዜ ይውሰዱ እና ሽልማቶቹ ይመጣሉ።

የተለመዱ ስህተቶች ማስወገድ

በጣም ጥሩው የአውቶሜሽን ስትራቴጂ ቢኖርም እንኳ ነገሮች ሊበላሹ ይችላሉ። ማስወገድ ያለብዎት ዋና ዋና ወጥመዶች እነሆ።

የተበላሹ ሂደቶችን በራስ-ሰር ማድረግ; የተበላሸ ሂደት ካለብዎት፣ አውቶማቲክ ማድረግ የተበላሸው ሂደት በፍጥነት እንዲሄድ ያስችለዋል። ሂደቱን ያስተካክሉት እና ከዚያ በራስ-ሰር ያድርጉት።

በአንድ ጊዜ ብዙ ነገሮችን ለማድረግ መሞከር፦ ትናንሽ ቁርጥራጮችን ነክሱ። ቢግ-ባንግ ጥቅሎች ፈጽሞ አይሰሩም እና ሁሉንም ነገር በቀላሉ ይሰርቃሉ።

የሰውን አካል ችላ ማለት; ሰራተኞች በራስ-ሰርነት ስጋት ሊሰማቸው ይችላል። ምን እንደሚያደርግ እና ምን እንደማያደርግ የሚጠብቁ ነገሮችን ያዘጋጁ። ስራቸውን ከመንጠቅ ይልቅ ለከፍተኛ ደረጃ ስራ ነፃ ለማውጣት እየሞከሩ ነው።

ስልጠና: ስርዓቱ እንዴት እንደሚሰራ ማንም አያውቅም እና አሁን ውድ የሆነ የበር ማቆሚያ ፈጥረዋል።

ሁሉንም በአንድ ላይ ማምጣት

ከቢሮው ተደጋጋሚ ተግባራትን በማስወገድ በራሱ መሥራት ከእንግዲህ የቅንጦት ነገር አይደለም። ወደፊት የሚያስቡ ኩባንያዎች በእነዚህ ቀናት እንዴት እንደሚበለጽጉ ነው። ስለዚህ፣ በፍጥነት እንከልስ፡

• አሁን ያሉዎትን ሂደቶች መጀመሪያ ይመዝግቡ
• ወደሚቀጥለው ከመሄድዎ በፊት 1 ጊዜ በራስ-ሰር የሚሰራ ተግባር ይምረጡ
• ለንግድዎ ደረጃ ትክክለኛውን መሳሪያ ይምረጡ
• ከመተግበሩ በፊት በትንሽ ባች ይሞክሩት
• ቡድንዎን ያሠለጥኑ እና ውጤቶቹን ይከታተሉ

በትክክል ከተሰራ፣ ምርታማነትን በከፍተኛ ሁኔታ ማሳደግ፣ ውድ የሆኑ ስህተቶችን መቀነስ እና ትርፍ ማግኘት ይችላሉ። ንግድ በእውነተኛ ጊዜ ታይነት እንዲኖርዎት ስለዚህ በእውቀት ላይ የተመሰረቱ ውሳኔዎችን ማድረግ ይችላሉ።

በጣም ጥሩው ክፍል፣ ይህንን እቅድ በዚህ ሳምንት ያለ ከፍተኛ ኢንቨስትመንት ማድረግ መጀመር ይችላሉ። አንድ ተግባር ብቻ ይምረጡ። አንድ መሳሪያ። አንድ ትንሽ ድል። የቀረው ነገር ሁሉ ይፈጸማል!